Las oficinas se caracterizan por tratarse de esos lugares que están especialmente dirigidos al trabajo, e independientemente de si la labor realizada en ellas es de tipo técnica o creativa, siempre debe proporcionar a los trabajadores las condiciones adecuadas con el fin de que puedan llevar a cabo sus tareas de forma cómoda y con mayor facilidad, permitiendo así que expresen plenamente la capacidad de gestión y creativa que poseen.
Asumiendo que estos espacios cuenten con las reglas ergonómicas pertinentes, ofreceremos algunos consejos para organizar una oficina administrativa.
Limpiar la oficina
Es fundamental tirar, vaciar y/o deshacerse de todo aquello que realmente no es necesario dentro de la oficina; resulta esencial echar un vistazo alrededor y preguntarse, ¿qué artículo tengo y no uso desde hace mucho?
En caso de que algo no funcione debe ser reparado o directamente echarlo a la papelera de la oficina, bien sea material de oficina, adornos, equipos, plantas, muebles, decoraciones, etc., ya que acumular todo esto solo hace que la oficina tenga un mal aspecto y por consiguiente, lo mejor es deshacerse de ellos.
Determinar áreas de trabajo
Resulta importante determinar qué clase de actividades se llevarán a cabo en cada zona de la oficina.
Es muy seguro que se cuente con un área de principal trabajo, un área de referencia (dedicada a las estanterías, archivadores y/o carpetas clasificadoras) y una especialmente destinada como lugar de alimentación.
De este modo que es posible organizar el material y equipo de oficina de forma que estén ubicados en el área adecuada.
Encontrar una etiquetadora apropiada
Es preciso tomarse el tiempo que sea necesario con el fin de etiquetar los contenedores, estanterías y cajones, etc., ya que esto además de permitir recordar siempre en qué lugar se encuentra cada cosa, ayuda igualmente a que las otras personas de la oficina puedan conseguir fácilmente el material de trabajo que necesitan. Para ello, usar etiquetas multifunción es la mejor opción.
Revisar el sistema de archivos
En caso de almacenar archivos dentro de la memoria del ordenador, lo más aconsejable suele ser cerciorarse de que realmente se están realizando copias de seguridad de forma periódica.
Limpiar el escritorio
Hay que borrar y quitar cada uno de los elementos que se encuentran en el escritorio, conservando únicamente los que resultan ser fundamentales y de uso cotidiano.
Carpeta de proyectos
En el momento en que finaliza algún proyecto, es conveniente ubicar todo el material del mismo en una sola carpeta para después archivarlo. De igual modo es necesario mantener una carpeta de progreso en la cual se incluyan aquellos proyectos en los que se trabajan en el momento.
